In januari 2024 lanceerde de KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie) 'Digitaal Passeren': de eerste applicatie waarin gebruikers samen met de notaris digitaal een onderneming kunnen oprichten. Een schoolvoorbeeld van digitale transformatie, waarbij complexe beveiligings-, usability- en digitale toegankelijkheidsnormen samenkomen tot één gebruiksvriendelijke omgeving. Onze UX-, UI- en visual designers werkten tijdens dit project samen met de developers van Avisi om samen deze innovatieve applicatie te lanceren.
Een akte digitaal passeren? Zo geregeld! Het proces dat je normaal gesproken fysiek doorloopt op een notariskantoor is nu volledig vertaald naar een online ervaring. Grofweg komt dat neer op de volgende stappen:
1) identificatie van alle deelnemers
2) het presenteren van de aktes en bijlagen
3) het ondertekenen van alle documenten.
Tijdens de ‘Discover’-fase hebben we dit hele proces inzichtelijk gemaakt en ons verdiept in de twee eindgebruikers: de notaris en de cliënt. Dit was belangrijk, omdat we in veel gevallen te maken hebben met een vrij traditionele 'papiergerichte' groep gebruikers voor wie de overstap naar digitaal niet altijd vanzelfsprekend is. Een heldere en intuïtieve flow waarin digitale toegankelijkheid wordt omarmd, was dan ook essentieel om tot een gebruiksvriendelijke applicatie te komen.
We zijn de ‘Design’-fase begonnen met het omzetten van de huisstijl van de KNB naar een digitaal design system. We creëerden een complete component set in Figma, gebaseerd op de huisstijl van de KNB en digitale toegankelijkheidsnormen niveau AA. Samen met het development team hebben we een flow chart uitgewerkt waarin alle stappen van het proces inzichtelijk zijn gemaakt. Volgens hebben we wireframes gemaakt en uiteindelijk alle responsive webdesigns ontworpen voor de notaris- en cliënt kant van de applicatie.
In de afgelopen jaren hebben we de UX en UI van de applicatie voortdurend verbeterd en geoptimaliseerd. Voordat we live gingen, lanceerden we bijvoorbeeld een testomgeving om user feedback te verzamelen. Op deze manier kon de user flow verder worden vereenvoudigd en hebben we een aantal extra features toegevoegd waardoor de experience verder geoptimaliseerd kon worden.
Daarnaast hebben we Digitaal Passeren in eerste instantie ontworpen voor het oprichten van een B.V., maar de applicatie heeft altijd al enorm veel potentie gehad om ook andere akten zoals bijvoorbeeld een hypotheekakte in te kunnen passeren. De belangrijkste uitdaging in de ‘Optimalisatie’-fase was dan ook het schaalbaar maken van de applicatie voor ander type documenten. Op die manier blijven we de user experience van ‘Digitaal Passeren’-applicatie continu verbeteren.
De applicatie is nu live en de resultaten zijn goed. Meerdere aktes zijn succesvol gepasseerd. Bovendien is het erg tof om te zien hoe de digitale transformatie verloopt en hoe de software geadopteerd wordt door de doelgroep. Bovendien kijken we terug op een geweldige samenwerking met de developers van Avisi.
